档案的内容可不简单，应当包括：卫生学评价报告书；清洗、消毒及其资料记录；经常性卫生检查及维护记录；空调故障、事故及其他特殊情况记录；空调系统竣工图；以及预防空气传播性疾病应急预案，一样都不能少。
公共场所集中式空调通风系统卫生管理办法有哪些规定
特别要提醒大家注意的是，集中空调通风系统的新风应当直接来自室外，严禁从机房、楼道及天棚吊顶等处间接吸取新风，这一点是硬性规定，任何时候都不能打折扣。
对不符合上述要求的集中空调通风系统应当立即停用，进行卫生学评价，并依照卫生学评价报告采取继续停用、部分运行或其它通风方式等措施。流行期间还应当每周对开放式冷却塔、过滤网、过滤器、净化器、风口、空气处理机组、表冷器、加热（湿）器、冷凝水盘等进行清洗、消毒或者更换。
开展集中空调通风系统清洗的专业机构应当具有专业技术人员、设备和技术力量，并符合《公共场所集中空调通风系统清洗规范》的要求。公共场所经营者也要做好卫生管理工作，建立健全卫生管理制度，定期开展检查、检测和维护，并建立专门档案。
其他需要立即清洗消毒的情形还包括：风管内表面细菌总数每平方厘米大于100菌落形成单位；风管内表面真菌总数每平方厘米大于100菌落形成单位；风管内表面积尘量每平方米大于20克；以及卫生学评价表明需要清洗和消毒的其它情况。
空调系统的冷凝水和冷却水以及更换下来的部件在处置前都应进行消毒处理。县级以上卫生行政部门负责对本辖区内公共场所实施本办法的情况进行监督，定期监督检查经营者执行本办法的情况、专业清洗机构执行清洗规范的情况以及卫生学评价机构执行评价规范的情况。
公共场所集中空调通风系统必须符合《公共场所集中空调通风系统卫生规范》和有关卫生标准的要求，公共场所经营者应当采取有效措施，保证本场所的集中空调通风系统符合上述要求。
新风口的设置大有讲究，应当远离建筑物的排风口、开放式冷却塔和其他污染源，并且要加装防护网和初效过滤器。而送风口和回风口应当设置防鼠装置，定期清洗，保持风口表面清洁。
新建、改建和扩建的集中空调通风系统应当进行预防空气传播性疾病的卫生学评价，评价合格后方可投入运行。已投入运行的集中空调通风系统也应每两年对其进行一次卫生学评价，评价合格后方可继续运行，评价工作应当符合《公共场所集中空调通风系统卫生学评价规范》的规定。
集中空调通风系统应当具备下列四项关键设施：一是应急关闭回风和新风的装置；二是控制空调系统分区域运行的装置；三是空气净化消毒装置；四是供风管系统清洗、消毒用的可开闭窗口。
卫生行政部门在履行监督检查职责时发现集中空调通风系统不符合规定的，应当责令改进；经责令仍不改进的，予以公示。在疾病暴发流行时系统不符合规定、系统导致或可能导致空气传播性疾病流行、或经检测发现存在重大隐患等情形下，卫生行政部门可以采取暂停系统运行、要求进行消毒处理等控制措施。
当空气传播性疾病在本地区暴发流行时，公共场所经营者应当按照卫生行政部门的要求启动应急预案。此时只有符合下列要求的系统方可继续运行：采用全新风方式运行的；装有空气净化消毒装置并保证该装置有效运行的；风机盘管加新风的空调系统能确保各房间独立通风的。
日常清洗维护有明确的时间表：开放式冷却塔每年清洗不少于一次；空气过滤网、过滤器和净化器等每六个月检查或更换一次；空气处理机组、表冷器、加热（湿）器、冷凝水盘等每年清洗一次；风管系统的清洗应当符合集中空调通风系统清洗规范。
最后说明几个术语的含义：集中空调通风系统是指为使房间或封闭空间空气温度、湿度、洁净度和气流速度等参数达到设定的要求，而对空气进行集中处理、输送、分配的所有设备、管道及附件、仪器仪表的总和。风管系统是集中空调通风系统中用于处理和输送空气的风管、风口、空气处理机组及其它部分。空气传播性疾病就是以空气为主要传播途径的疾病。本办法自2006年3月1日起施行。
一旦出现下列情形之一的，公共场所经营者应当立即对集中空调通风系统进行清洗和消毒，待其检测、评价合格后方可运行：冷却水、冷凝水中检出嗜肺军团菌；空调送风中检出嗜肺军团菌、b-溶血性链球菌等致病微生物；风管积尘中检出致病微生物等。
应急预案应当涵盖三方面内容：发生空气传播性疾病后对集中空调通风系统进行应急处理的责任人；不同送风区域隔离控制措施、最大新风量或全新风运行方案、空调系统的清洗消毒方法等；集中空调通风系统停用后应采取的其他通风与调温措施。